Checklist neboli kontrolní seznam

Checklist nebo kontrolní seznam, to je seznam kroků, které jsou součástí jednoho procesu.
Může být seřazený podle posloupnosti, jako například recept na uvaření nějakého jídla. Nebo je to seznam, kde na pořadí nezáleží, například nákupní lístek nebo seznam věcí, které je třeba sbalit na dovolenou.
Některé seznamy mohou být jednorázové, například právě ten nákupní seznam, ale řada seznamů se dá použít opakovaně, protože i ty dané činností se často opakují. Třeba balicí seznam – můžu si vytvořit jeden univerzální, kde je všechno, co si s sebou můžu někdy někam vzít, ale pro každou jednotlivou cestu si vyberu jen to, co je užitečné.

Užitečnost checklistu můžu ilustrovat na receptu. Máte svůj oblíbený recept na linecké cukroví? Možná ho máte někde napsaný, ale vlastně už ho moc nepotřebujete, protože si postup pamatujete. Co se stane, když něco zapomenete? Třeba to, kolik tuku nebo cukru se do toho těsta dává? Na jakou teplotu se to peče? V té chvíli vám ten napsaný recept pomůže. Stačí nahlédnout a víte. Nebo nevíte, takže zkusíte nějakou teplotu a uvidíte. Když to bude moc nebo málo, můžete k receptu připsat poznámku pro příště. A co když máte pomocníka? Pro něj jsou sepsané instrukce velmi důležité, protože mu umožňují se do práce s vámi pustit. A pro vás je zase jednodušší naučit ho postup, takže po čase bude schopen udělat linecké i bez vás.
Přesně takhle to funguje i v pracovním prostředí: sepíšete postup, odladíte ho (chybky a nedomyšlenosti jsou zcela obvyklé) a pak ho používáte.
V praxi to naráží i na ten problém, že procesů je kolem nás hodně a nevíme, co dřív. Nejlepší je začít s tím, co je jednoduché a vyskytuje se často, možná denně. Nebo prostě začít čímkoliv, ono se časem ukáže, co dál. Je lepší nějak začít, než čekat na perfektní okamžik, protože ten možná ani nenastane. Dokonce ani na internetu nenajdete dokonalé řešení. Vím to, zabralo mi dost hodin hledání info o checklistech jen proto, abych zjistila, že pro svou situaci si je musím udělat po svém. (Pokud jste ovšem firma s dostatečně velkým rozpočtem, klidně si najděte odborníka zvenku, ten může fakt hodně pomoct.)

Zádrhele (možná jen moje, třeba to máte jinak):

Vytvořím seznam a pak ho někam založím, protože se mi s ním nechce pracovat nebo mě to nebaví. To se může stát i ve firmě, kdy sice existuje např. checklist pro přijímání nového zaměstnance, ale nikdo ho nevyužívá, protože je nesrozumitelný, těžko dohledatelný nebo se s ním špatně pracuje.

Některý bod je nesplnitelný, protože např. chybí nějaké podklady. Např. u checklistu pro vložení události na facebook může být chybějícím prvkem obrázek. Bez obrázku nelze vytvořit událost, takže provádění checklistu se v tomto bodě zastaví.

A který checklist nejvíc pomáhá mně?
Checklist pro přípravu kurzu. Ten je nejdelší a nejpropracovanější, jaký mám, zahrnuje všechno, co se při kurzu, před ním i po něm může vyskytnout. Má přes 200 kroků, i když u žádného kurzu nejsou potřeba všechny.
Checklist pro článek na webu. Pro majitele webových stránek skvělá věc. Několik takových checklistů jsem objevila, ale nevyhovovaly mi a nakonec mi nezbylo nic jiného, než si ten svůj checklist vytvořiti po svém.